บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสาร ของระบบสารสนเทศ

Transcription

1 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสาร ของระบบสารสนเทศ อ. ร งล กษม รอดข า คณะว ทยาการจ ดการ มหาว ทยาล ยราชภ ฏสวนส น นทา 1

2 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ ว ตถ ประสงค 1. บอกความหมายของเอกสารระบบสารสนเทศได 2. บอกประเภทเอกสารระบบสารสนเทศได 3. บอกส ญล กษณ ท ใช ในการเข ยนเอกสารของ ระบบสารสนเทศได 4. บอกว ธ การเข ยนเอกสารของระบบสารสนเทศ 2

3 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ ความส าค ญของเอกสารระบบสารสนเทศ - แสดงให เห นถ งเส นทางการไหล (Flow) ของข อม ล หร อ ข อม ล ประเภทเอกสารท ใช และกระบวนการปฏ บ ต - ผ ใช ในองค กรปฏ บ ต ตามเอกสารขององค กร ท าให เก ด มาตรฐานเด ยวก น - เป นเอกสารประกอบการอบรมพน กงาน - เป นเอกสารท น กว เคราะห และผ พ ฒนาระบบใช ตรวจสอบระบบ - เป นเอกสารท ผ ตรวจสอบภายในและผ สอบบ ญช ใช เป นเคร องม อ ประเม นประส ทธ ภาพการควบค มภายใน 3

4 ประเภทของเอกสารระบบสารสนเทศ - แผนภาพกระแสข อม ล (Data Flow Diagram :DFD) - ผ งงานเอกสาร (Document Flowcharts) - ผ งระบบ (System Flowcharts) - ผ งโปรแกรม (Program Flowcharts) - แผนภ ม โครงสร าง (Structure Charts) 4

5 แผนภาพกระแสข อม ล (Data Flow Diagrams :DFD) -DFD เป นเอกสารท น กว เคราะห ระบบ (System Analysts) ใช ส าหร บการว เคราะห ระบบงานป จจ บ น เพ อพ ฒนา ระบบสารสนเทศใหม - DFD แสดงถ งแนวค ดการไหลของข อม ลระหว าง กระบวนการปฏ บ ต งาน (process) แหล งเก บข อม ล (data store) จ ดเร มต น และจ ดส นส ดของข อม ล 5

6 แผนภาพกระแสข อม ล (Data Flow Diagrams :DFD) ส ญล กษณ ท ใช ใน DFD จ ดเร มต นหร อแหล งท ท าให เก ดข อม ลและจ ดส นส ดหร อ แหล งปลายทางของข อม ล อาจเป นหน วยงานภายนอกก ได กระบวนการหร อ process 6

7 แผนภาพกระแสข อม ล (Data Flow Diagrams :DFD) ส ญล กษณ ท ใช ใน DFD แหล งเก บข อม ลท เป นผลล พธ ของกระบวนการ ปฏ บ ต งาน เส นการไหลของข อม ล (อาจไหลเข าหร อไหลออก) 7

8 แผนภาพกระแสข อม ล (Data Flow Diagrams :DFD) ว ธ การเข ยน DFD 1. ต องท าความเข าใจก บระบบงานและล กษณะงานให ช ดเจน 2. เข ยน DFD ฉบ บร าง ตรวจทานให สมบ รณ ก อนเข ยนฉบ บจร ง 3. น าข อม ลท ม อย มาเข ยน Context Diagram โดยใส ช อกระบวนการ ไม ต องใส หมายเลข 4. หล กเล ยงการเข ยนเส น Data Flow ท บหร อต ดก น 8

9 แผนภาพกระแสข อม ล (Data Flow Diagrams :DFD) ว ธ การเข ยน DFD 5. แหล งเก บข อม ล (Data Store) ต องม เส นการไหลข อม ลเข าหร อออก 6. การเข ยน Process ให เข ยนจากบนลงล าง และซ ายไปขวา 7. Process ท ม รายละเอ ยดซ บซ อน อาจจะเข ยนเป นระด บ 0,1,2,3 8. ใช ต วเลขบอกระด บของ Process เช น Level 0 เช น 1.0, Level 1 เช น level 2 เช น

10 ผ งงานเอกสาร (Document Flowcharts) -Document Flowcharts เป นเอกสารท ผ สอบบ ญช และ น กบ ญช ใช ในการว เคราะห ระบบงานในป จจ บ น เพ อหาข อ บกพร องของการควบค มภายใน และการจ ดท ารายงาน - Document Flowcharts แสดงเส นทางของเอกสารท งเอกสาร ข นต นและรายงานระหว างกระบวนการปฏ บ ต งานของระบบ งานท ไม ได ใช คอมพ วเตอร ประมวลผล 10

11 11

12 12

13 ผ งงานเอกสาร (Document Flowcharts) ว ธ การเข ยน Document Flowcharts 1. ต องท าความเข าใจก บระบบงานและล กษณะงานให ช ดเจน 2. ระบ หน วยงานจ ดเร มต นและจ ดจบของผ งงานเอกสาร 3. เข ยนผ งงานเอกสารฉบ บร าง ตรวจทานให สมบ รณ ก อนเข ยนฉบ บจร ง 4. การเข ยน Process ให เข ยนจากบนลงล าง และซ ายไปขวา 13

14 ผ งงานเอกสาร (Document Flowcharts) ว ธ การเข ยน Document Flowcharts 5. เข ยนห วล กศรเพ อแสดงเส นทางการไหลของเอกสาร 6. ระบ เลขท ส าเนาของเอกสาร โดยต นฉบ บให ใส หมายเลข1 7. ระบ ช อเอกสารในส ญล กษณ ของเอกสาร 8. ระบ ช อกระบวนการปฏ บ ตงานในส ญล กษณ ของเอกสาร 14

15 ผ งงานเอกสาร (Document Flowcharts) ว ธ การเข ยน Document Flowcharts 9. ใช ส ญล กษณ เช อมต อในกระดาษหน าเด ยวก นและระหว างหน ากระดาษ 10. ใช ส ญล กษณ อธ บายข อม ลเพ มเต ม 15

16 ผ งงานระบบ (System Flowcharts) -System Flowcharts เป นเอกสารท น กบ ญช น ยมใช เพราะ ได แสดงความส มพ นธ ของกระบวนการปฏ บ ต งานท งหมด ในระบบ -System Flowcharts แสดงให ทราบว าใครเก ยวข องก บ กระบวนการปฏ บ ต งาน ข อม ลเก บไว ท ใด รวมท งล าด บข นตอน การปฏ บ ต งานเป นอย างไร 16

17 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 17

18 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 18

19 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 19

20 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 20

21 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 21

22 ผ งงานระบบ (System Folwcharts) ว ธ การเข ยน Document Flowcharts 1. ผ เข ยนต องท าความเข าใจก บระบบงานและล กษณะงานให ช ดเจน 2. เล อกใช ส ญล กษณ ให เหมาะสม 3. เข ยนผ งงานเอกสารฉบ บร าง ตรวจทานให สมบ รณ ก อนเข ยนฉบ บจร ง 4. การเข ยนท ศทาง Process ให เข ยนจากบนลงล าง และซ ายไปขวา ใช ห วล กศรระบ ท ศทาง 22

23 ผ งงานระบบ (System Folwcharts) ว ธ การเข ยน Document Flowcharts 5. กรณ ม การเช อมต อหน าระหว างหน ากระดาษให ใช ส ญล กษณ การเช อมต อ 6. ใช ส ญล กษณ เช อมต อหน าเด ยวก นเพ อหล กเล ยงการต ดก นของเส นท ศทาง 7. ใช ส ญล กษณ เด มตลอดการเข ยนผ งระบบ 8. เข ยนค าอธ บายในส ญล กษณ 23

24 ผ งงานระบบ (System Folwcharts) ว ธ การเข ยน Document Flowcharts 9. ใช กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผล 10. ระบ เลขท ส าเนาของเอกสาร โดยต นฉบ บให ใส หมายเลข1 11. แสดงแหล งปลายทางท เก บของเอกสาร 12. เข ยนส ญล กษณ อธ บายข อม ลเพ มเต ม 24

25 ผ งงานโปรแกรม (Program Flowcharts) -Program Flowcharts แสดงถ งกรอบแนวค ดของกระบวนการ ปฏ บ ต งานในแต ละล าด บข นของช ดค าส งงาน เพ อใช ในการ ปฏ บ ต งานของระบบผ เข ยนช ดค าส งงาน -น กบ ญช ใช เปร ยบเท ยบก บช ดค าส งงานท ใช จร งในการปฏ บ ต งาน เพ อประเม นประส ทธ ภาพการควบค มภายในของงานจร ง 25

26 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 26

27 ผ งงานโปรแกรม (Program Flowcharts) ว ธ การเข ยน Program Flowcharts 1. ผ เข ยนต องท าความเข าใจก บระบบงานและล กษณะงานให ช ดเจน 2. เล อกใช ส ญล กษณ ให เหมาะสม 3. เข ยนผ งงานเอกสารฉบ บร าง ตรวจทานให สมบ รณ ก อนเข ยนฉบ บจร ง 4. การเข ยนท ศทาง Process ให เข ยนจากบนลงล าง 27

28 ผ งงานโปรแกรม (Program Flowcharts) ว ธ การเข ยน Program Flowcharts 5. ใช ส ญล กษณ เด มตลอดการเข ยนผ งระบบ 6. เข ยนค าอธ บายในส ญล กษณ 28

29 แผนภ ม โครงสร าง (Structure Charts) -Structure Charts เป นเอกสารท อธ บายความส มพ นธ ของ การปฏ บ ต งานตามล าด บช นของโมด ล(Module) โดยระด บบน ส ดอธ บายภาพรวมโครงสร าง ระด บท สองจะขยายภาพ กระบวนการปฏ บ ต ของระด บบนส ด ระด บท สามจะขยายภาพ ของโมด ลระด บสอง 29

30 แผนภ ม โครงสร าง (Structure Charts) -Structure Charts ใช เป นเคร องม อในการพ ฒนาช ดค าส ง งานในระบบงานแทนการใช ผ งงานโปรแกรม -Structure Charts เข ยนไปในท ศทางจากบนลงล างและ จากซ ายไปขวา 30

31 บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสารของระบบสารสนเทศ 31

32 32